Evenemang
Behandling av personuppgifter: När du anmäler dig till evenemang
Kärnan i arbets- och näringsministeriets ansvarsområden är frågor med anknytning till konkurrenskraft, hållbar utveckling och sysselsättning. I anslutning till våra uppgifter ordnar vi olika tillställningar och evenemang i syfte att gå ut med information och bland annat diskutera och samla in information om aktuella frågor. Vi ordnar evenemang av olika slag, till exempel möten och konferenser, men också friare och mer avslappnade evenemang.
I regel får vi de uppgifter som behövs för inbjudningar av personerna själva, men vi kan också samla in uppgifter från offentliga kanaler och våra samarbetspartner.
Vilka uppgifter samlar vi in om dig i samband med evenemang och händelser?
För inbjudningar sparar vi ditt namn, din e-postadress och ditt telefonnummer. Ibland behöver vi också uppgifter om din organisation och din tjänstebeteckning eller titel. Beroende på tillställningens eller evenemangets natur kan vi i samband med ditt svar på inbjudan också be dig ange dina adressuppgifter samt uppgifter om eventuell specialdiet.
När det gäller regelbundna evenemang sparar vi deltagarlistor och kontaktuppgifter till deltagarna tills det nästa gång ordnas ett motsvarande evenemang. I fråga om vissa evenemang kan uppgifterna om deltagarna förvaras antingen i tio år eller varaktigt i enlighet med statsrådets informationsstyrningsplan. Detta gäller till exempel för evenemang som ska registreras som regeringarnas material med en minister som värd eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ministeriet.
Om det ordnas servering under evenemanget, kan ditt namn och din eventuella organisations namn också tas med i våra bokföringshandlingar. Uppgifter om eventuell specialdiet raderar vi innan vi för in uppgifterna i bokföringsmaterialet. Bokföringens verifikat ska i normala fall förvaras i sex år från utgången av besöksåret.
Varför behandlar vi personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för att utföra vår uppgift som gäller ett allmänt intresse.
- Bestämmelser om arbets- och näringsministeriets uppgifter finns bland annat i
- Statsrådets förordning om arbets- och näringsministeriet
- Arbets- och näringsministeriets förordning om arbets- och näringsministeriets arbetsordning
Överföring och utlämnade av personuppgifter
Namnet på dem som deltar i tillställningen eller evenemanget jämte arbetsgivare kan publiceras på deltagarlistan för tillställningen eller evenemanget.
För att sända inbjudningar till tillställningar och evenemang kan vi vid behov överföra dina kontaktuppgifter till en eventuell partnerarrangör, till exempel ett annat ministerium eller ett ämbetsverk eller en anstalt inom statsförvaltningen. I dessa fall kommer vi att följa dataskyddsdirektivet och vidta de skyddsåtgärder som fastställs där. Vi delar inte dina uppgifter regelmässigt, utan bedömer behovet alltid från fall till fall med beaktande av tillställningens eller evenemangets natur.
Ibland när vi ordnar evenemang och sänder inbjudningar använder vi en tredje parts hanteringsverktyg som hjälp. Verktyget används för att ta emot anmälningar till evenemang. I samband med evenemanget använder vi olika plattformar för att hålla evenemanget eller dela information. Vi kommer alltid överens med tjänsteleverantörerna om att personuppgifter behandlas i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen.
Till en utomstående organisation som begär uppgifter kan vi lämna ut dina uppgifter i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Vi lämnar inte ut uppgifter för direktmarknadsföring, opinions- och marknadsundersökningar.