Integritetsskydd i arbetslivet

En central lag när det gäller behandlingen av arbetstagares personuppgifter är lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). Vid behandlingen av arbetstagares personuppgifter ska också EU:s dataskyddsförordning (Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning, (EU) 2016/679) följas. Information om dataskyddsförordningens innehåll finns t.ex. på dataombudsmannens webbplats (tietosuoja.fi). Bestämmelser som är av betydelse för behandlingen av personuppgifter i arbetslivet finns dessutom i dataskyddslagen (1050/2018) och i flera speciallagar.

Lagen om integritetsskydd i arbetslivet handlar om förhållandet mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. Lagen tillämpas på anställda i arbetsavtalsförhållande, anställda i tjänsteförhållande och personer som har därmed jämförbar offentligrättslig anställning samt i tillämpliga delar även på arbetssökande och personer som söker en tjänst.

Relevanskrav

En central bestämmelse i lagen om integritetsskydd i arbetslivet är bestämmelsen om relevanskravet. Arbetsgivaren får behandla endast sådana personuppgifter som har direkt relevans för anställningsförhållandet. Dessa uppgifter ska ha att göra med hanteringen av rättigheter och skyldigheter för parterna i anställningsförhållandet eller med de förmåner arbetsgivaren erbjuder arbetstagarna eller med arbetsuppgifternas särskilda natur. Inte ens arbetstagarens samtycke ger arbetsgivaren rätt att behandla uppgifter som inte uppfyller dessa krav. Relevanskravet ska iakttas vid sidan av de övriga bestämmelserna i lagen om integritetsskydd i arbetslivet. Om det i lagen emellertid föreskrivs särskilt om behandlingen av vissa uppgifter, behöver arbetsgivaren inte separat överväga huruvida uppgifterna är relevanta.

Allmänna förutsättningar för insamling av arbetstagares personuppgifter och arbetsgivares informationskyldighet till arbetstagare

Arbetsgivaren ska samla in personuppgifter om en arbetstagare i första hand hos arbetstagaren själv. På det sättet får arbetstagaren bäst reda på vilka uppgifter som samlas in om honom eller henne. Om arbetsgivaren samlar in uppgifter någon annanstans, ska arbetstagarens samtycke till detta inhämtas. Arbetstagarens samtycke behövs dock inte, när en myndighet lämnar ut uppgifter till arbetsgivaren för att denna ska kunna utföra en uppgift som i lag ålagts arbetsgivaren (t.ex. för utmätning av lön) eller när arbetsgivaren inhämtar personkreditupplysningar för att utreda en arbetstagares tillförlitlighet.

Arbetsgivaren har i regel inte rätt att utreda arbetstagarens straffregisteruppgifter eller be arbetstagaren lämna ett straffregisterutdrag. Kontroll av brottslig bakgrund hos personer som väljs till arbete med minderåriga samt säkerhetsutredningsförfarande föreskrivs det om separat.

Om arbetsgivaren skaffar uppgifter för att utreda arbetstagarens tillförlitlighet, ska arbetsgivaren innan uppgifterna inhämtas underrätta arbetstagaren om sin intention att skaffa sådana uppgifter. Om arbetsgivaren skaffar personkreditupplysningar om arbetstagaren, ska arbetsgivaren dessutom informera arbetstagaren från vilket register kreditupplysningarna skaffas. Om arbetsgivaren har samlat in uppgifter om arbetstagaren någon annanstans än hos arbetstagaren själv, ska arbetsgivaren informera arbetstagaren om de uppgifter som inhämtats och deras innehåll innan de används för beslutsfattande som gäller arbetstagaren. Arbetsgivaren ska självmant informera arbetstagaren. Arbetsgivaren ska i egenskap av personuppgiftsansvarig även se till att de informationsskyldigheter som det föreskrivs om i dataskyddsförordningen (kapitel III) fullgörs.

Uppgifter om hälsotillstånd och personkreditupplysningar

I lagen om integritetsskydd i arbetslivet begränsas behandlingen av uppgifter om arbetstagares hälsotillstånd och personkreditupplysningar. Att begära ett intyg över narkotikatest i samband med rekrytering eller kräva ett sådant intyg medan anställningsförhållandet pågår är tillåtet endast om de detaljerade villkor som anges i lagen uppfylls. Uppgifter som baserar sig på allmänna screeningtester får inte behandlas.

Vid behandling av uppgifter om hälsotillstånd (inkl. uppgifter om narkotikatest) ska även de skyddsåtgärder som det föreskrivs om i lagen iakttas. För utförande av kontroller och tester (inkl. alkohol- och narkotikatester) och provtagningar som gäller hälsotillståndet ska hälso- och sjukvårdens tjänster anlitas.

Person- och lämplighetsbedömningar

I lagen om integritetsskydd i arbetslivet föreskrivs det också om testning av arbetstagare genom person- och lämplighetsbedömningar. Testning är tillåten med arbetstagarens samtycke för att utreda förutsättningarna för att sköta arbetsuppgifterna eller behovet av utbildning och övrig utveckling inom yrket. En förutsättning för testning är att det kan säkerställas att testet är tillförlitligt.

Kameraövervakning och e-post

Enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet får kameraövervakning genomföras på arbetsplatser endast för att trygga den personliga säkerheten för arbetstagare och andra som vistas i lokalerna, skydda egendom eller övervaka att produktionsprocesserna fungerar på ett ändamålsenligt sätt samt för att förhindra och utreda situationer som äventyrar säkerheten, egendom eller produktionsprocesser. Kameraövervakning får dock inte användas för observation av en viss arbetstagare eller vissa arbetstagare på arbetsplatsen. På toaletter, i omklädningsrum eller på andra motsvarande platser eller i andra personalutrymmen eller i arbetsrum som anvisats för arbetstagarnas personliga bruk får inte heller finnas kameraövervakning.

I lagen föreskrivs dessutom om vissa situationer där kameraövervakning får riktas mot ett visst arbetsställe, om ytterligare krav för kameraövervakningen för att garantera öppenhet kring kameraövervakningen och om förstöring av upptagningarna och om detaljerade förutsättningar för hämtning och öppnande av en arbetstagares e-postmeddelanden i situationer då arbetstagarens samtycke inte kan fås.

Samarbetsförfarande

Insamling av personuppgifter vid anställning och medan anställningsförhållandet pågår samt syftet med kameraövervakning, passerkontroll och annan övervakning med tekniska metoder av arbetstagarna, ibruktagandet av dem och de metoder som används i övervakningen samt användningen av e-post och andra datanät samt behandlingen av uppgifter som gäller en arbetstagares e-post och annan elektronisk kommunikation omfattas av det samarbetsförfarande som avses i samarbetslagarna.