Tilaisuudet ja tapahtumat
Henkilötietojen käsittely
Työ- ja elinkeinoministeriön vastuiden ydintä ovat kilpailukykyyn, kestävään kasvuun ja työllisyyteen liittyvät asiat. Tehtäviimme liittyen järjestämme erilaisia tilaisuuksia ja tapahtumia, joissa on informoinnin lisäksi tarkoitus muun muassa keskustella ja kerätä tietoa ajankohtaisista asioista. Tilaisuudet ja tapahtumat voivat olla luonteeltaan erilaisia. Ne voivat olla paitsi kokouksia ja konferensseja, mutta myös vapaamuotoisempia ja rennompia tapahtumia.
Pääsääntöisesti saamme tilaisuuksien ja tapahtumien kutsujen lähettämiseen tarvittavat tiedot henkilöiltä itseltään, mutta voimme kerätä tietoja myös julkisista kanavista ja yhteistyökumppaneiltamme.
Mitä tietoja keräämme sinusta tilaisuuksien ja tapahtumien yhteydessä?
Kutsujen lähettämistä varten tallennamme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Toisinaan tarvitsemme tietoja myös organisaatiostasi sekä virkanimikkeesi tai tittelisi. Tilaisuuden ja tapahtuman luonteesta riippuen voimme kysyä sinulta kutsuun vastaamisen yhteydessä myös osoitetietosi sekä tiedot mahdollisesta erityisruokavaliostasi.
Toistuvien tapahtumien osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja säilytetään seuraavan vastaavan tapahtuman järjestämiseen asti. Joidenkin tapahtumien osallistujatietoja voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tällaisia ovat esimerkiksi hallitusten aineistoina kirjattavat ministerien isännöimät tilaisuudet tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet.
Jos tilaisuuteen kuuluu tarjoiluja, nimesi ja mahdollinen organisaatiosi nimi voidaan viedä myös osaksi kirjanpitoaineistoamme. Poistamme mahdolliset erityisruokavaliotietosi ennen tietojen vientiä kirjanpitoaineistoon. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä.
Mihin käsittelymme perustuu?
Käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Työ- ja elinkeinoministeriön tehtävistä säädetään muun muassa:
- Valtioneuvoston asetus työ- ja elinkeinoministeriöstä
- Työ- ja elinkeinoministeriön asetus työ- ja elinkeinoministeriön työjärjestyksestä
Henkilötietojen siirto ja luovutus
Tilaisuuteen tai tapahtumaan osallistuvien nimet työnantajineen voidaan julkaista tilaisuuden tai tapahtuman osallistujalistalla.
Kutsujen lähettämiseksi voimme tarvittaessa siirtää yhteystietosi mahdolliselle tilaisuuden tai tapahtuman kumppanijärjestäjälle, joka voi olla esimerkiksi toinen ministeriö tai valtion virasto tai laitos. Tällaisissa tapauksissa tietojesi jakaminen toteutetaan tietosuoja-asetuksessa säädettyjen suojatoimenpiteiden mukaisesti. Tietojen jakaminen ei ole säännönmukaista, vaan tarve arvioidaan aina tapauskohtaisesti tilaisuuden tai tapahtuman luonne huomioiden.
Toisinaan käytämme kutsujen lähettämiseen ja tapahtuman järjestämiseen apuna kolmannen osapuolen tapahtumanhallintatyökalua, jonka kautta tapahtumaan voi ilmoittautua. Tapahtuman yhteydessä käytämme erilaisia alustoja tilaisuuden pitämiseksi tai tietojen jakamiseksi. Sovimme aina palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.
Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.