Arbetsgruppen för främjande av digitalisering
TEM009:00/2024 Projekt
Työryhmän tehtävänä on mm. lisätä tietojärjestelmäkehityksen huomioimista säädösvalmistelun eri vaiheissa, tukea tiedonhallintaan kohdistuvien vaikutusten arviointia sekä järjestelmäkehityksen ennakointia. Tavoitteena on parantaa tietojärjestelmävaikutteisen säädösvalmistelun kokonaistaloudellisuutta maahanmuuttosektorilla.
Projektets basuppgifter Avslutat
Projektets nummer TEM009:00/2024
Ärendenummer VN/3430/2024
Projektets arrangör arbets- och näringsministeriet
Mandattid 15.11.2023 – 31.12.2025
Datum för tillsättande 15.11.2023
Mål och resultat
Työryhmän tavoitteena on
• lisätä tietojärjestelmäkehitystarpeiden huomioimista säädösvalmistelun eri vaiheissa ja tukea varhaista vaikutusten arviointia säädösvalmistelussa,
• tehostaa rinnakkain edistettävien muutoksien riskienhallintaa,
• lisätä tietojärjestelmäkehitystä koskevaa ymmärrystä työ- ja koulutusperusteiseen maahanmuuttoon liittyvässä säädösvalmistelussa ja poliittisessa keskustelussa
• vahvistaa toimijoiden välistä yhteistyötä digitalisaatiota koskevissa kysymyksissä
• tukea tietojärjestelmien kantokyvyn ja kehitysnäkymien pitkäjänteistä seurantaa sekä
• vahvistaa tietojärjestelmäkehitykseen liittyvää ennakointia.
Ensimmäisellä toimikaudella (2024) tavoitteista johdettiin kaksi työpakettia:
1) Säädösvalmistelun ja tietojärjestelmäkehityksen yhteensovittaminen: aiempien säädöshankkeiden jälkiarviointi tietojärjestelmänäkökulmasta sekä toimenpidesuositukset säädöshankkeiden ja järjestelmäkehityksen yhteensovittamiseksi
2) Maahanmuuton tietojärjestelmäympäristön kuvaaminen kokonaisarkkitehtuurimenetelmin: oleskelulupaprosessien viitearkkitehtuurikuvaus sekä esitys jatkotyöstä ja ylläpidosta.
Ensimmäisen toimikauden päättyessä 31.12.22024 työpaketti 1 oli toteutettu sovitusti, työpaketti 2 jäi kesken. Työryhmän toimikautta jatkettiin ohjausryhmän päätöksellä v. 2025 loppuun, ja toisen toimikauden tehtäviksi asetettiin seuraavat:
Tuotos 1.1 Suosituksien pilotoinnin edellyttämät valmistelut
• Projektisuunnitelmapohja
• Digi- ja lakiperehdytys
• Kokoluokitus
• Lokikirjapohja
• Pilottisuunnitelma
Tuotos 1.2 Jälkikäteinen kustannusanalyysi aiemmista lakihankkeista
Tuotos 1.3 Uusi vaikutusarviointiohjeistus -> kesäkuussa 2025 muutos: ”Käsikirja digimyönteiseen lainvalmisteluun” -> joulukuussa muutos: ”Käsikirja digitietoiseen lainvalmisteluun”
Aineistot valmistuivat sovitusti toisen toimikauden (2025) aikana, ja koko aineistopaketti hyväksyttiin ohjausryhmän kokouksessa helmikuussa 2026. Arkkitehtuurityön loppuun saattaminen oli alun perin työryhmän toisen toimikauden tavoitteena, mutta ohjausryhmän päätöksellä arkkitehtuurikuvaus poistettiin työryhmän tehtävistä ja siirrettiin Migrin vastuulle.
Utgångspunkter
Työryhmän asettamisen taustalla olivat tietojärjestelmäkehitykseen liittyvät haasteet, joita oli havaittu TEM:n vetämissä työ- ja koulutusperusteisen maahanmuuton säädöshankkeissa vuosien 2020-2023 aikana. Lainvalmistelun ja tietojärjestelmäkehityksen yhteensovittamiseen katsottiin olevan perusteltua panostaa kokonaistaloudellisten ratkaisujen mahdollistamiseksi tulevissa lakihankkeissa.
Työryhmän toisella toimikaudella (2025) toteutettiin jälkikäteinen kustannusanalyysi, jonka tavoitteena oli tunnistaa aiemmista lakihankkeista mahdollisia ylimääräisiä kustannuksia ja arvioida sen pohjalta lainvalmistelun toiminnallisten uudistuksien hyötypotentiaalia. Esimerkkihankkeiksi valittiin ulkomaalaislain 5 luvun muutokset (voimaan 2/2023) sekä henkilötunnuksen uudistamisen lakihanke (rauennut 2/2023). Molemmissa hankkeissa tietojärjestelmävaikutukset olivat Maahanmuuttovirastossa merkittäviä, ja niissä noudatetun valmistelutavan ja -aikataulun seurauksena oletettiin syntyneen tarpeettomia kustannuksia tai muita kielteisiä vaikutuksia, kuten pitkäaikaista järjestelmäkuormitusta.
Analyysin tulokset osoittivat, että lainvalmistelun laadulla on keskeinen rooli lakimuutosten kokonaistaloudellisessa toteutuksessa. Löydökset vahvistivat käsitystä siitä, että lainvalmistelukäytänteiden kehittämisellä voidaan saada merkittäviä kustannushyötyjä. Esimerkkihankkeiden haasteet olivat keskenään erilaisia, mutta kummassakin tunnistettiin lisäkustannuksia, joita oli syntynyt mm. riskienhallintaan, valmistelukäytänteisiin, organisoitumiseen ja tiedonkulkuun liittyvistä syistä.
Analyysissä tunnistettiin useita tapoja, joilla lakihankkeita ja järjestelmäkehitystä voidaan paremmin yhteensovittaa:
* tarkempi suunnittelu ja varhainen yhteistyö,
* lakihankkeen varhainen projektointi ja yhteisen tilannekuvan rakentaminen,
* riskien tunnistaminen,
* parempi organisoituminen ja tiivis yhteistyö heti lakihankkeen alussa,
* lainvalmistelun ja digikehityksen välisen ymmärryksen parantaminen.
Työryhmän toimikautta jatkettiin 31.12.2025 ohjausryhmän päätöksellä. Työryhmän tehtävänä oli saattaa ensimmäisellä toimikaudella (2024) tuotetut toimenpidesuositukset pilotoitavaan muotoon, tuottaa jälkikäteinen kustannusanalyysi valikoiduille lakihankkeille sekä laatia uusi ohjeistus säädösvalmistelijoille tietojärjestelmävaikutuksien tunnistamiseksi. Edelliseltä toimikaudelta kesken jäänyttä arkkitehtuurikuvausta piti jatkaa, mutta työ siirrettiin ohjausryhmän päätöksellä Migrin vastuulle.
Työryhmä tuotti kaikki sovitut aineistot, ja niitä kokeillaan vuoden 2026 aikana TEM:n (MAKO/KAVOT) lakihankkeissa. Työryhmän toiminta on päättynyt.
Ogrupperade
Person
Roll, Mandattid
Lojander, Essi
Erityisasiantuntija
arbets- och näringsministeriet
Roll: Kontaktperson för projektet
15.11.2023 – 31.12.2025
Lagberedning och utveckling i statsrådet
Ministerierna genomför regeringsprogrammet, bereder lagar och andra författningar samt genomför reformer i olika projekt, arbetsgrupper och organ.
Alla ministeriers projekt hittas på statsrådets webbplats valtioneuvosto.fi/sv/projekt