Valtionavustustoiminnan yhteiset verkkopalvelut
Henkilötietojen käsittely
Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) ottaa käyttöön Valtiokonttorin kehittämät ja ylläpitämät valtionavustustoiminnan yhteiset verkkopalvelut vaiheittain vuosien 2024–2025 aikana.
Valtionavustustoiminnan yhteisiin verkkopalveluihin kuuluu kolme palvelua: Haeavustuksia.fi, Hallinnoiavustuksia.fi ja Tutkiavustuksia.fi. Verkkopalveluista löytyy lisätietoja Valtiokonttorin verkkosivustolta.
Valtionavustusasioiden hallinnoinnin eri vaiheissa käsitellään henkilötietoja.
Valtionavustustoiminnan tietovarannon ja siihen liittyvien palvelujen yhteisrekisterinpitäjiä ovat Valtiokonttori sekä valtionapuviranomainen, jolla tarkoitetaan tässä tietosuojaselosteessa työ- ja elinkeinoministeriötä.
Rekisterinpitäjien tehtävät
Valtiokonttori vastaa valtionavustustoiminnan tietovarannon ja siihen liittyvien palvelujen teknisestä toiminnasta ja käytettävyydestä sekä teknisestä rajapinnasta tietojen tallentamista ja vähimmäistietojen toimittamista, käsittelyä ja luovutusta varten sekä tietojen eheydestä ja säilyttämisestä. Valtiokonttori vastaa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 13 §:n 2–5 momentissa sekä 14, 15 ja 17 §:ssä viranomaiselle säädetyistä tehtävistä sekä muista vastaavista tiedonhallintaan liittyvistä teknisistä tehtävistä. Valtiokonttori vastaa muun muassa keskitetysti järjestelmää koskevista tietoturva-auditoinneista ja tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista.
Lue lisää henkilötietojen käsittelystä valtionavustuspalveluissa Valtiokonttorin tietosuojaselosteesta.
TEM vastaa oman valtionavustustoimintansa osalta rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta, toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä ja vastaa muista rekisterinpitäjän tehtävistä. TEM päättää tietojen luovuttamisesta muiden kuin valtionavustuslain (688/2001) 32 d §:ssä tarkoitetussa valtionavustustietojen julkaisemisen ja käytön palvelussa (Tutkiavustuksia.fi-palvelu) julkaistavien tietojen osalta. Valtiokonttori vastaa Tutkiavustuksia.fi-palvelussa kaikista rekisterinpitäjän tehtävistä.
Lisätietoja rekisterinpitäjien vastuista ja niiden jakautumisesta löytyy Valtiokonttorin valtionavustuspalveluiden palvelukuvauksesta ja palvelukuvauksen liitteestä.
Mitä tietoja keräämme sinusta valtionavustustoiminnan yhteisiin verkkopalveluihin valtionavustusten hakemisen ja avustusasioiden käsittelyn yhteydessä?
- Palautteenantajat: Palautteenantajan antamat tiedot, yleensä sähköpostiosoite ja nimi, mahdollisesti myös puhelinnumero. Tietojen avulla Valtiokonttori vastaa palautteeseen. Valtiokonttori toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelijänä.
- Valtionapuviranomaiset: Valtionapuviranomaisten eri rooleissa toimivien henkilöiden yhteystiedot. Valtiokonttori toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelijänä.
- Valtionavustuksia hakevat tahot: Valtionavustusta hakevasta tahosta tallennetaan tai käytetään seuraavia henkilötietoja:
- yhteyshenkilön nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä rooli hakijayhteisössä,
- yhteyshenkilön valtuudet asioida eri yhteisöjen nimissä ja
- erilaisten valtionavustushakujen yhteydessä laadituilla hakulomakkeilla ja niihin liittyvillä liitteillä kerätyt tiedot.
Tiedot saadaan osin Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja Suomi.fi-palvelusta (tunnistautuminen ja valtuudet) sekä osin hakijalta itseltään.
4. Käyttäjän IP-osoite: Teknisiin lokitietoihin tallennetaan käyttäjän IP-osoite.
Henkilötietojen säilyttämisajat
- Palautteenantajat: Tiedot säilytetään vain sen aikaa, kun asiakkaan asian käsittely edellyttää. Valtiokonttori poistaa tarpeettomat yhteystiedot 6 kuukauden välein.
- Valtionapuviranomaiset: Tiedot tallennetaan valtionavustusten verkkopalveluihin ja CRM-järjestelmään, joissa tietoja säilytetään niin kauan kuin Valtiokonttorilla on palvelu toiminnassa.
- Valtionavustuksia hakevat tahot: Tietojen säilyttämisaika määräytyy valtionavustuslain 32 e §:n mukaisesti. Säilyttämisaika on 5 tai 10 vuotta. Valtionapuviranomainen voi myös määritellä pidemmän säilyttämisajan. Säilyttämisajan jälkeen asiakirjat arkistoidaan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti tai hävitetään siten, että tietosuoja on varmistettu.
- Käyttäjän IP-osoite: Valtiokonttori säilyttää tietoja 90 päivän ajan.
Mihin käsittelymme perustuu?
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin säädöksiin:
- Valtionavustuslaki
- Valtioneuvoston asetus valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennettavista vähimmäistiedoista sekä valtionavustustietojen julkaisemisen ja käytön palvelussa julkaistavasta tietoaineistosta
- Laki valtiokonttorista
- Valtioneuvoston asetus työ- ja elinkeinoministeriöstä
- Valtioneuvoston ohjesääntö
- Arkistolaki
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta
Eri valtionavustuksiin sovellettavassa erityislainsäädännössä voi myös olla henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säännöksiä. Mahdollinen valtionavustukseen sovellettava erityislainsäädäntö todetaan Haeavustuksia.fi-palvelun hakuilmoituksessa ja valtionavustuspäätöksessä.
Henkilötietojen siirto ja luovutus
Tietojensaannista ja tietojen luovuttamisesta säädetään valtionavustuslain 6 luvussa. Henkilötiedoista julkaistaan Tutkiavustuksia.fi -palvelussa ne henkilötiedot, jotka erikseen säädetään julkaistavaksi valtionavustuslain 32 d §:ssä.
Eri valtionavustuksiin sovellettavassa erityislainsäädännössä voi myös olla tietojensaantiin ja tietojen luovuttamiseen liittyviä tarkempia säännöksiä. Mahdollinen valtionavustukseen sovellettava erityislainsäädäntö todetaan Haeavustuksia.fi-palvelun hakuilmoituksessa ja valtionavustuspäätöksessä.
Voimme lain nojalla luovuttaa tietojasi pyydettäessä kansallisille tarkastuksesta ja valvonnasta vastaaville viranomaisille sekä EU-taustaisten valtionavustusten osalta myös EU:n toimielimille, Euroopan syyttäjänvirastolle ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle.
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.