Yksityisyyden suoja työelämässä

Työntekijän henkilötietojen käsittelyssä keskeinen laki on yksityisyyden suojasta työelämässä annettu laki (759/2004), jäljempänä työelämän tietosuojalaki. Työntekijän henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava myös EU:n tietosuoja-asetusta (Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus, (EU) 2016/679). Tietosuoja-asetuksen sisällöstä on tietoa esimerkiksi tietosuojavaltuutetun sivustolla (tietosuoja.fi). Työelämän henkilötietojen käsittelyn kannalta merkityksellistä sääntelyä on lisäksi tietosuojalaissa (1050/2018) sekä useissa erityislaeissa.

Työelämän tietosuojalaki koskee työntekijän ja työnantajan välistä suhdetta. Lakia sovelletaan työsuhteisiin ja virkasuhteisiin sekä näihin verrattavissa julkisoikeudellisissa palvelussuhteissa oleviin sekä soveltuvin osin myös työnhakijoihin ja virkaa hakeviin.

Tarpeellisuusvaatimus

Työelämän tietosuojalain keskeinen säännös koskee tarpeellisuusvaatimusta. Vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja saa käsitellä. Näiden tietojen on liityttävä työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johduttava työtehtävien erityisluonteesta. Työntekijän suostumuskaan ei oikeuta käsittelemään tietoja, jotka eivät täytä näitä vaatimuksia. Tarpeellisuusvaatimusta on noudatettava muiden työelämän tietosuojalain säännösten rinnalla. Jos laissa on kuitenkin erikseen nimenomaisesti säädetty tiettyjen tietojen käsittelemisestä, ei työnantajan tarvitse enää erikseen harkita tietojen tarpeellisuutta.

Työntekijän henkilötietojen keräämisen yleiset edellytykset ja työntekijän informointi

Työnantajan on kerättävä henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Näin työntekijä saa parhaiten selville, mitä tietoja hänestä kerätään. Jos työnantaja kerää tietoja muualta, on hänen hankittava siihen työntekijän suostumus. Työntekijän suostumusta ei kuitenkaan tarvitse hankkia, kun viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi (esimerkiksi palkan ulosmittausta varten) tai kun työnantaja hankkii henkilöluottotietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi.

Työnantajalla ei pääsääntöisesti ole oikeutta selvittää työntekijän rikosrekisteritietoja eikä pyytää työntekijältä rikosrekisteriotetta. Alaikäisten kanssa työskentelemään valittavien henkilöiden rikostaustan selvittämismenettelystä ja turvallisuusselvitysmenettelystä säädetään erikseen.

Jos työnantaja hankkii tietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi, hänen on ennen tietojen hankkimista ilmoitettava työntekijälle aikomuksestaan hankkia tällaisia tietoja. Jos työnantaja hankkii työntekijän henkilöluottotietoja, hänen on lisäksi ilmoitettava työntekijälle, mistä rekisteristä luottotiedot hankitaan. Muualta kuin työntekijältä itseltään kerätyistä tiedoista ja niiden sisällöstä työnantajan on kerrottava työntekijälle ennen kuin tietoja käytetään työntekijää koskevaan päätöksentekoon. Työnantajan on informoitava työntekijää oma-aloitteisesti. Työnantajan on rekisterinpitäjänä huolehdittava myös tietosuoja-asetuksessa (III luku) säädettyjen informointivelvoitteiden toteuttamisesta.

Terveydentila- ja henkilöluottotiedot

Työelämän tietosuojalaissa on rajoitettu työntekijän terveydentilatietojen ja henkilöluottotietojen käsittelyä. Huumausainetestitodistuksen pyytäminen rekrytoinnin yhteydessä tai sen edellyttäminen työsuhteen aikana on sallittua vain laissa säädettyjen yksityiskohtaisten edellytysten täyttyessä. Yleisiin seulontatesteihin perustuvia tietoja ei saa käsitellä.

Terveydentilatietojen (myös huumausainetestitiedot) käsittelyssä on myös noudatettava laissa säädettyjä suojatoimia. Terveydentilaa koskevien tarkastusten ja testien (myös alkoholi- ja huumausainetestit) suorittamiseen sekä näytteiden ottamiseen on käytettävä terveydenhuollon palveluja.

Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit

Työelämän tietosuojalaissa säädetään myös työntekijän testauksesta henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein. Testaaminen on työntekijän suostumuksella sallittua työtehtävien hoidon edellytysten tai koulutus- ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Testaaminen edellyttää testauksen luotettavuudesta varmistumista.

Kameravalvonta ja sähköpostit

Työpaikoilla saa työelämän tietosuojalain mukaan toteuttaa kameravalvontaa vain

• työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi,
• omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä
• turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Kameravalvontaa ei kuitenkaan saa käyttää tietyn työntekijän tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailuun työpaikalla. Käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa taikka työntekijöiden henkilökohtaiseen käyttöön osoitetussa työhuoneessa ei myöskään saa olla kameravalvontaa.

Lisäksi säädetään

• eräistä tilanteista, joissa kameravalvontaa voidaan kohdistaa tiettyyn työpisteeseen,
• lisävaatimuksista valvonnan avoimuuden toteuttamiseksi kameravalvonnalle sekä tallenteiden hävittämisestä sekä 
• yksityiskohtaisista edellytyksistä työntekijän sähköpostiviestien hakemiselle ja avaamiselle silloin, kun työntekijän suostumusta ei voida saada.

Yhteistoimintamenettely

Yhteistoimintalaeissa tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvat

• henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana sekä
• työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja valvonnassa käytettävät menetelmät sekä
• sähköpostin ja muun tietoverkon käyttö sekä työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely.

Lisätietoja:

Lainsäädännön valmistelu: Johanna Ylitepsa