Sosiaalisesti vastuulliset julkiset hankinnat

Sosiaalisesti vastuullisilla julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan sitä, että julkisyhteisöt ottavat huomioon hankintansa vaikutukset myös yhteiskuntaan laajasti. Käytännössä tämä voi olla esimerkiksi asiakasryhmän mukaan ottamista hankinnan suunnitteluun tai sen varmistamista, että toimitettavan tavaran tai palvelun tuottamisessa noudatetaan työelämän perusoikeuksia ja ihmisoikeuksia.

Sosiaaliset näkökohdat voidaankin ottaa huomioon useilla eri tavoilla ja useissa eri hankintamenettelyn vaiheissa. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että samoin kuin kaikkien julkisia hankintoja koskevien vaatimusten, myös sosiaalisten vaatimusten on oltava Euroopan unionin oikeusperiaatteiden mukaisia. Myös vastuullisten hankintojen on siis oltava yhdenvertaisia, syrjimättömiä, läpinäkyviä, suhteellisia sekä vastavuoroisuuden tunnustavia.

Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisema opas (2013) kertoo käytännön esimerkkien avulla, miten sosiaaliset näkökohdat voidaan ottaa huomioon julkisissa hankinnoissa. Opasta varten hankintaprosessi on jaoteltu viiteen eri vaiheeseen, jotta mahdollisuudet huomioida sosiaaliset näkökulmat eri hankintavaiheissa tulevat mahdollisimman hyvin esille.

Työ- ja elinkeinoministeriö piti aiemmin yllä CSR-kompassi-verkkosivustoa, jossa keskityttiin vastuullisuusnäkökohtien huomioon ottamiseen julkisten hankintojen tuotantoketjuissa. Alle on koottu tiivistys sivuston sisällöstä sekä valmiit mallipohjat toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen.

Hankinnan periaatteista sopiminen

Alle koottujen dokumenttien tarkoituksena on tukea hankintayksikköä sosiaalisesti vastuullisiin hankintoihin sitoutumisessa ja toiminnan organisoimisessa. Dokumentteja voidaan hyödyntää myös sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä.

Suunnittelu ja riskien arviointi

Suunnitteluvaiheessa on hyvä laatia kattavat riskianalyysit kaikista hankinnan kohteina olevista tavaroista ja palveluista. Näin saadaan selville, mille tavaroille ja palveluille vaatimuksia on ensisijaisesti asetettava. Resurssien ja oppimisen kannalta voi olla hyvä aloittaa muutamasta tuoteryhmästä (vaikka riskianalyysissä olisi löytynyt useita riskiryhmiä). Lisäksi kannattaa laatia aikataulu muiden riskituoteryhmien sisällyttämisestä prosessiin.

Vaatimusten asettaminen

Julkisessa hankinnassa käytettävistä ehdoista ja kriteereistä on ilmoitettava etukäteen läpinäkyvästi. Alle on koottu esimerkeiksi hankintakriteerimalleja, jotka kuvaavat, millaisia sosiaalisia vaatimuksia hankinnoille voidaan asettaa sekä miten nämä vaatimukset voidaan muotoilla tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Sopiminen

Hankintasopimukseen on sisällytettävä hallinnollisia määräyksiä, kuten tarkastusoikeutta ja seurannan raportointivaatimuksia koskevia ehtoja.

Hankintakriteerien toteutumisen seuranta

Asetettujen vaatimusten toteutumista on hyvä seurata järjestelmällisesti, jotta vastuullisuus toteutuu. Toimittajaa voidaan edellyttää täyttämään kyselylomakkeen, jossa selvitetään, miten toimittaja pyrkii varmistamaan, että asetetut sosiaaliset vaatimukset toteutuvat. Toimittaja palauttaa vastaukset hankintayksikölle kirjallisena ilman erillistä kehotusta esimerkiksi kolmen kuukauden kuluessa.

Parannustoimet

Seurannassa mahdollisesti ilmenneitä ongelmia on tärkeää käsitellä järjestelmällisesti ja suunnitelmallisesti. Seurannan tuloksista tulee ilmoittaa toimittajille ja viestiä niistä myös sisäisesti hankintayksikössä. Mahdollisten ongelmien korjaamiseksi on hyvä yhdessä toimittajan kanssa laatia toimintasuunnitelma, jonka toteutumista seurataan hankintayksikössä. Kannustustoimenpiteitä ongelmien korjaamiseksi on hyvä miettiä jo hankinnan suunnitteluvaiheessa.

Viestintä

Avoimeen viestintään vastuullisuudesta liittyy monia etuja. Hankintayksikön vastuullisuuskäytäntöjen avaamisesta on hyötyä erityisesti kunnan tai alueen asukkaille, mutta sen avulla voidaan myös tarjota ideoita ja hyviä esimerkkejä muille hankintaviranomaisille. Viestintä edistää avoimuutta ja auttaa toimittajia ennakoimaan, millaisia sosiaalisia vaatimuksia hankinnoille asetetaan. Lisäksi se motivoi yrityksiä työskentelemään sosiaalisen vastuun parissa toimitusketjuissaan.

Muualla verkossa