Gemensamma system

Gemensamt personuppgiftsansvar

Om två personuppgiftsansvariga gemensamt fastställer ändamålen med och medlen för behandlingen ska de enligt dataskyddslagstiftningen vara gemensamt personuppgiftsansvariga. De gemensamt personuppgiftsansvariga fastställer under öppna former sitt respektive ansvar för att fullgöra dataskyddsskyldigheterna.

Arbets- och näringsministeriet är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med systemen eller aktörerna nedan:

Statsrådets gemensamma informationssystem

Arbets- och näringsministeriet är gemensamt personuppgiftsansvarig med statsrådets kansli när vi behandlar personuppgifter i statsrådets gemensamma informationssystem.

De gemensamma informationssystem som vi använder är:

• Ärendehanteringssystem där vi sparar medborgarbrev, begäranden om information och andra meddelanden: VAHVA samt informationssystemet för beredning och distribution av EU-ärenden EUTORI
• statsrådets intranät Kampus och digitala arbetsplatser (bland annat Tiimeri)
• statsrådets interna projekthanteringstjänst Projektportalen
• statsrådets elektroniska stödsystem för beslutsfattande PTJ
• statsrådets interna system för servicehantering Virkku
• Statsrådets medietjänst som är avsedd för medierna och kräver registrering
• Statsrådets bildbank
• Howspace (digital samarbetsplattform)
• Valto (statsrådets publikationsarkiv)

Statsrådet har tillsammans fastställt ansvarsområden för de gemensamt personuppgiftsansvariga. Arbets- och näringsministeriet och statsrådets kansli ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen och annan tillämplig nationell lagstiftning. Vid gemensamt personuppgiftsansvar behövs en lagstadgad grund för utlämnande av dina personuppgifter mellan arbets- och näringsministeriet och statsrådets kansli.

Vid arbets- och näringsministeriet ansvarar vi för vår egen myndighetsverksamhet, som att uppgifterna är riktiga och tillgodoseendet av dina rättigheter som registrerad.  Statsrådets kansli svarar i sin tur för följande dataskyddsärenden för de gemensamma informationssystemen.

• att det i tekniska lösningar finns en rättslig grund enligt dataskyddslagstiftningen för behandling av personuppgifter
• att den tekniska säkerheten och förmågan att garantera tjänsternas konfidentialitet är tryggad
• att avtalen med de som behandlar personuppgifter ingås i enlighet med dataskyddsförordningen
• att systemen följer dataskyddsprinciperna
• att nödvändiga konsekvensbedömningar av dataskyddet genomförs.

Du kan utöva dina rättigheter som gäller dataskydd på samma sätt i förhållande till respektive gemensamt personuppgiftsansvarig.

Ytterligare uppgifter om dataskyddet för de gemensamma informationssystemen och tjänsterna finns på statsrådets kanslis webbplats.

CRM

System för kundrelationshantering inom företagstjänster (CRM)

Behandling av personuppgifter: Personuppgifter som behandlas i systemet för hantering av kundrelationer inom företagstjänster

Systemet för hantering av kundrelationer CRM är ett gemensamt system där de parter som för in uppgifter i personuppgiftsregistret är personuppgiftsansvariga i fråga om de uppgifter som de fört in och för att uppgifterna är riktiga och aktuella.

De gemensamt personuppgiftsansvariga och deras dataskyddsombud kan kontaktas i ärenden som rör detta personuppgiftsregister hos de kontaktpunkter som anges nedan:
 

Vilka uppgifter samlar vi in om dig i systemet för hantering av kundrelationer inom företagstjänster?

Uppgifter i systemet för hantering av kundrelationer CRM:s personuppgiftsregistret används i de gemensamt personuppgiftsansvarigas kundrelations- och marknadsföringsverksamhet för hantering av nuvarande och potentiella kunder för att främja företagens affärsverksamhet. I registret kan uppgifter för offentliga företag förvaras och med hjälp av registret kan uppgifterna behandlas.

Dessutom kan man registrera följande uppgifter om företagets kontakt- och ansvarspersoner (alla uppgifter 
registreras nödvändigtvis inte för alla personer):

• Identifikationsuppgifter: namn, hemland, hemort, gatuadress, e-postadress och telefonnummer samt personens titel och roll i företaget.
• Ytterligare uppgifter: Smeknamn, namn på nativspråk, adress och titel, arbetsland, industrigren, kapitalinvesteringsprofil, sakkunnignivå, arbetsbeskrivning, annan beskrivning
• Uppgifter om rådgivning eller annan service som en person fått samt identifikationsuppgifter för en fysisk person som fått sådan service
• Uppgifter om förändringar i ovan nämnda uppgifter

Därtill kan registret innehålla andra anteckningar om den registrerade och dennes eventuella kundförhållande och andra uppgifter som behövs för att kundförhållandet ska kunna skötas på bästa sätt. Sådana kan till exempel vara uppgifter om den registrerades tidigare eller kommande deltagande i evenemang, begäran om kontakt eller uppgifter om tjänster som den registrerade beställt, hur tjänsterna levererats och fakturerats.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra den lagstadgade skyldigheten eller utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse.

Lagen om kundinformationssystemet för företagstjänster 

Överföring och utlämnade av personuppgifter

Upprätthållandet av detta register grundar sig på lagen om kundinformationssystemet för företagstjänster. Enligt den lagen får personuppgifter i registret lämnas ut förutom till de gemensamt personuppgiftsansvariga också till jord- och skogsbruksministeriet och Livsmedelsverket.

Personuppgifter utlämnas inte av de gemensamt personuppgiftsansvariga eller registrets ägare så att man kan identifiera en enskild användare annat än i undantagsfall såsom: förpliktigande av lag eller myndighetsbeslut, på begäran av domstol, eller om det annars är nödvändigt för att hindra misstänkt kränkning av lag, användarvillkor för webbtjänster eller god sed eller för att trygga de gemensamt personuppgiftsansvarigas eller en tredje parts rättigheter.

Personuppgifter i registret överförs eller levereras inte utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. På basis av de personuppgifter som finns i registret görs inga automatiserade enskilda beslut och ingen profilering.

Ytterligare uppgifter om behandlingen av personuppgifter i systemet för hantering av kundrelationer inom företagstjänster (kundinformationsresursen, kundinformationsresursen för företagstjänster) ger Päivi Tommila ([email protected])

De gemensamt personuppgiftsansvariga är personuppgiftsansvariga för varje uppgift som de fört in och ansvarar för att de uppgifter som förts in är riktiga och aktuella.

Om du har ytterligare frågor om behandlingen av dina personuppgifter vid arbets- och näringsministeriet kan du kontakta vår dataskyddsansvariga på adressen tietosuojavastaava.tem(at)gov.fi.
 

Din rätt till dataskydd