Yhteiset järjestelmät

Yhteisrekisterinpitäjyys

Tietosuojalainsäädännön mukaan, kun kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ovat he yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä ja läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen tietosuojavelvoitteiden noudattamiseksi.

Työ- ja elinkeinoministeriö toimii yhteisrekisterinpitäjänä alla olevien järjestelmien tai toimijoiden kanssa:

Valtioneuvoston yhteiset tietojärjestelmät

Työ- ja elinkeinoministeriö toimii yhteisrekisterinpitäjänä valtioneuvoston kanslian kanssa käsitellessämme henkilötietoja valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä.

Käyttämiämme yhteisiä tietojärjestelmiä ovat:

• asianhallintajärjestelmä, johon tallennetaan kansalaiskirjeet, tietopyynnöt ja muut yhteydenotot: VAHVA sekä EU-asioiden valmistelu- ja jakelujärjestelmä EUTORI
• valtioneuvoston intranet Kampus ja sähköiset työtilat (mm. Tiimeri)
• valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu Hankeikkuna
• valtioneuvoston sähköinen päätöksentekojärjestelmä PTJ
• valtioneuvoston palveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmä Virkku
• Valtioneuvoston medialle tarkoitettu ja rekisteröitymistä edellyttävä Mediapalvelu
• Valtioneuvoston kuvapankki
• Howspace (digitaalinen yhteistyöalusta)
• Valto (valtioneuvoston julkaisuarkisto)

Valtioneuvosto on määritellyt yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet. Työ- ja elinkeinoministeriö ja valtioneuvoston kanslia vastaavat siitä, että henkilötietojasi käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Yhteisrekisterinpitäjyydessä tarvitaan lakisääteinen peruste henkilötietojesi luovuttamiselle työ- ja elinkeinoministeriön ja valtioneuvoston kanslian välillä.

Työ- ja elinkeinoministeriössä vastaamme omasta viranomaistoiminnastamme, kuten tietojesi oikeellisuudesta ja rekisteröidyn oikeuksiesi toteuttamisesta. Valtioneuvoston kanslia puolestaan vastaa seuraavista yhteisten tietojärjestelmien tietosuoja-asioista:

• teknisille ratkaisuille on tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittelyperuste
• tekninen turvallisuus ja kyky taata palveluiden luottamuksellisuus on toteutettu
• sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti
• järjestelmät noudattavat tietosuojaperiaatteita
• tarvittavat tietosuojan vaikutustenarvioinnit toteutetaan.

Voit käyttää sinulle kuuluvia tietosuojaoikeuksiasi yhtä lailla suhteessa kumpaankin yhteisrekisterinpitäjään.

Lisätietoja tietosuojasta yhteisten tietojärjestelmien ja palveluiden osalta valtioneuvoston kanslian verkkosivuilla.

CRM

Henkilötietojen käsittely: Yrityspalvelujen asiakkuudenhallintajärjestelmän käsittelemät henkilötiedot

CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmä on yhteisjärjestelmä, jossa henkilötietorekisterin tietoja tallettavat tahot toimivat kukin talletetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta sekä vastaavat tallettamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.

Yhteisrekisterinpitäjiin ja heidän tietosuojavastaaviinsa voi ottaa yhteyttä tätä henkilötietorekisteriä koskevissa asioissa alla mainittuihin yhteyspisteisiin:

Mitä tietoja keräämme sinusta yrityspalvelujen asiakkuudenhallintajärjestelmään?

CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmän henkilötietorekisterissä olevia tietoja käytetään yhteisrekisterinpitäjien nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden asiakassuhde- ja markkinointitoiminnassa yritysten liiketoiminnan edistämiseksi. Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä julkisia yrityksiin liittyviä tietoja.

Lisäksi rekisteriin voidaan tallettaa seuraavia tietoja yrityksen yhteys- ja vastuuhenkilöistä; jokaisesta henkilöstä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja:

• Tunnistetiedot: nimi, kotimaa, kotipaikka, lähiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä henkilön titteli ja rooli yrityksessä
• Lisätiedot: Lempinimi, natiivikieliset nimi, osoite ja titteli, työskentelymaa, teollisuudenhaara, pääomasijoitusprofiili, asiantuntijaluokitus, työn kuvaus, muu kuvaus
• Tiedot henkilön saamasta yritystoiminnan neuvonnasta tai muusta palvelusta sekä tunnistetiedot henkilöstä, jolle palvelua on annettu
• Edellä mainittujen tietojen muutostiedot

Lisäksi rekisteri voi sisältää muita rekisteröityyn ja tämän mahdolliseen asiakassuhteeseen liittyviä muistiinpanoja ja muita asiakassuhteen hyvän hoitamisen edellyttämiä tietoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tiedot rekisteröidyn menneistä tai tulevista tapahtumaosallistumisista, yhteydenottopyynnöistä, tai tiedot rekisteröidyn tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua kos-kevan tehtävän suorittamiseksi.

• Laki yrityspalvelujen asiakastietojärjestelmästä 

Henkilötietojen siirto ja luovutus

Tämän rekisterin pito perustuu lakiin yrityspalvelujen asiakastietojärjestelmästä. joka määrittää, että rekisteristä saa henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjien lisäksi luovuttaa maa- ja metsätalousministeriölle ja Ruokavirastolle.

Henkilötietoja ei muutoin luovuteta yhteisrekisterinpitäjien eikä järjestelmän omistajan ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi taikka Yhteisrekisterinpitäjien tai kolmansien osapuolten oikeuksien suojaamiseksi.
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei siirretä eikä toimiteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterissä olevien henkilötietojen perusteella ei tehdä automatisoituja yksittäispäätöksiä tai profilointia.

Lisätietoja yrityspalvelujen asiakkuudenhallintajärjestelmän (ATV, Y-ATV) henkilötietojen käsittelystä antaa Päivi Tommila ([email protected])

Yhteisrekisterinpitäjät toimivat kukin tallentamiensa tietojen osalta rekisterinpitäjinä ja vastaavat tallettamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.

Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä työ- ja elinkeinoministeriössä voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa tietosuojavastaava.tem(at)gov.fi.

 

Tietosuojaoikeutesi