Työhallinnon tietämyskeskus (sisäinen verkkopalvelu) projekti

Tavoitteet ja tuotokset

Työhallinnon tietämyskeskuksen visiona ja päämääränä on toimia työhallinnon virkailijoiden virtuaalisena työpöytänä. Tietämyskeskuksen käyttäjä saa yhdestä, koko työhallinnon yhteisestä sisäisestä verkkopalvelusta omassa työssään tarvitsemansa keskeisen tiedon ja sähköiset työvälineet. Verkkopalvelu on myös työhallinnon vuorovaikutuskanava ja osa johto- ja ohjausjärjestelmää.Työhallinnon tietämyskeskus kattaa koko työhallinnon, myös TE-keskusten työvoimaosastot liittyvät palveluun tarpeellisilta osin. Tietämyskeskus toimii sisäisenä pääkanavana. Muiden työhallinnon järjestelmien (asiankäsittelyjärjestelmä, verkko-oppimisympäristö, ulkoinen verkkopalvelu, toimistotiimi) kytkemistä osaksi sisäistä verkkopalvelua selvitetään ja kytkettäviin järjestelmiin rakennetaan tarpeelliset liittymät, jotta niitä voidaan käyttää osana sisäistä verkkopalvelua tai sen kautta. Tällä tavoin yhdistettynä nämä järjestelmät antavat lisäarvoa toisilleen ja muodostavat tiedon kulkua tehostavan kokonaisjärjestelmän, ajankohtaistiedon kanavan, jota seuraamalla henkilöstöllä on mahdollisuus pysyä ajan tasalla työn sisältö-, henkilöstö- ja hallintoasioista sekä työhallinnon valtakunnallisella että yksikkötasolla. Tietämyskeskukseen rakennetaan eri käyttäjille ja käyttäjäryhmille räätälöityjä näkymiä. Näkymät voivat esimerkiksi vaihdella aina yhteisestä valtakunnallisesta näkymästä yksikön tai työroolin mukaan järjestettyihin näkymiin. Räätälöitävyys myös edesauttaa sisäisen verkkopalvelun hyödyntämistä työkaluna jokapäiväisten työtehtävien suorittamisessa.Projektin yhteisten kokonaistavoitteiden lisäksi jokaisella projektin yksittäisellä vaiheella on lisäksi oma, muita vaiheita ja kokonaisuutta tukeva osatavoitteensa:
-Määrittelyvaiheen tavoitteena on laatia sellainen sisällöllinen ja tekninen vaatimusmäärittely, jossa on kuvattu yksityiskohtaisesti sisäiseltä verkkopalvelulta vaadittavat keskeiset toiminnot, prosessit sekä osa-alueet. Vaatimusmäärittely toimii tarjouspyynnön keskeisenä liitteenä ja sen avulla saatuja tarjouksia voidaan verrata tehokkaammin keskenään.
-Tarjouskilpailuvaiheen tavoite on valita saaduista tarjouksista parhaiten vaatimusmäärittelyä vastaava ja siten soveltuvin tarjous tietämyskeskuksen toteuttamisen lähtökohdaksi.
-Toteutusvaiheen keskeinen tavoite on laatia yhteistyössä valitun järjestelmätoimittajan kanssa sisäiselle verkkopalvelulle sellainen toiminnallinen, rakenteellinen ja sisällöllinen runko, joka vastaa aiemmin asetettuja vaatimuksia.
-Käyttöönottovaiheen tavoitteena on sellainen sisäinen verkkopalvelu, joka toteuttaa mahdollisimman täydellisesti vaatimusmäärittelyssä esitetyt tavoitteet sekä työhallinnon tietämyskeskuksen vision.

Lähtökohdat

Työministeriö asetti työhallinnon sisäisen verkkopalvelun (intranet) uudistamisen käynnistämistä varten Työhallinnon tietämyskeskusta koskevan esiselvitysprojektin, jonka tehtävänä oli selvittää sisäisen verkkopalvelun kehittämistarpeita ja niiden toteuttamis-mahdollisuuksia sekä arvioida kustannuksia (Työhallinnon tietämyskeskusta koskeva esiselvitys –muistio, 31.3.2004).Työhallinnon käytössä olevien sisäisten sähköisten kanavien kenttää leimaa tällä hetkellä hajanaisuus. Päällekkäisiä kanavia on käytössä useita ja niiden roolit ovat selkiytymättömiä. Käytössä on mm. useita intranet-palveluita (työvoimatoimistojen omia sisäisiä verkkopalveluita, TE-keskusten yhteinen TEPPO –intranet sekä yksittäisten TE-keskusten omat intranetit). Työhallinnon nykyinen yhteinen sisäinen verkkopalvelu (intra.mol.fi) on oletusarvoisesti vain työministeriön ja niiden työvoimatoimistojen käytössä, joilla ei ole omaa alueellista intranetiä. Intra.mol.fi-palvelu on syntynyt ja laajentunut yksittäisten tarpeiden kautta ja sen sivustokokonaisuutta ei ole suunniteltu perusteellisesti eikä sitä kehitetä systemaattisesti.Tietämyskeskus –esiselvityksen tehnyt projektiryhmä esitti muistiossaan, että syksyllä 2004 perustettaisiin toteuttamisprojekti, joka jatkaa sisäisen verkkopalvelun sisällön määrittelytyötä (vaatimusmäärittely) sekä järjestää määrittelytyön pohjalta avoimen tarjouskilpailun, jonka avulla hankitaan riittävä tekninen infrastruktuuri ja palvelukokonaisuus tietämyskeskuksen käytännön toteuttamiseksi vuoden 2006 aikana. Edelleen projektiryhmä esitti, että määrittely-työssä käytetään apuna ulkopuolista konsulttia sekä workshop-työtapaa ja alatyöryhmiin jaettua projektiorganisaatiota. Esiselvitys ja sen ehdotukset käsiteltiin työministeriön johtoryhmässä ja hyväksyttiin siellä.Työhallinnon yhteinen sisäinen verkkopalvelu tukee työhallinnon strategioita sekä tulosjohtamista- tehostamalla arkisia toimintaprosesseja,- lisäämällä taloudellisuutta ja tuottavuutta,- parantamalla työhallinnon sisäistä tiedonkulkua sekä tiedonhallintaa,- kehittämällä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä yhteisöllisyyttä ja- tukemalla oppimista. (Osa-alueet on esitelty tarkemmin esiselvityksessä