Kansalaiskirjeet, tietopyynnöt ja muut yhteydenotot
Henkilötietojen käsittely
Otamme vastaan toimialaamme liittyen yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministereille ja ministeriöille lähettämiä kirjeitä, palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Kaikki kansalaiskirjeet sekä yhteystietoja sisältävät muut yhteydenotot pyydetään lähettämään kirjaamoon (kirjaamo.tem(at)gov.fi), jossa ne rekisteröidään VAHVA-asianhallintajärjestelmään.
Rekisteröinnin avulla osoitetaan asiakirjan saapuminen, mahdollistetaan asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen, autetaan asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteutumista, saadaan kirjattujen asiakirjojen asiahakemisto sekä raportteja ja tilastoja.
Valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmä on sähköinen asiarekisteri ja asiakirjojen hallintajärjestelmä. Työ- ja elinkeinoministeriö on tallentamiensa tietojen osalta rekisterinpitäjä ja vastaa tallettamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.
Mitä tietoja keräämme sinusta kansalaiskirjeiden ja muiden yhteydenottojen yhteydessä?
Tallentamamme henkilötiedot riippuvat siitä, mitä tietoja olet antanut yhteydenottosi yhteydessä. Nimitietoja tarvitaan yksilöimään asian vireille pannut henkilö ja yhteystietoja mahdollista vastausta varten.
Säilytämme tietoja valtioneuvoston kanslian tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että kansalaiskirjeet, joihin olemme vastanneet, säilytetään pysyvästi. Sen sijaan kansalaiskirjeitä, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään kaksi vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään 10 vuotta. Toimittajien ja muiden sidosryhmien lyhyitä tietopyyntöjä, joihin on vastattu suoraan sähköpostitse emme säilytä pysyvästi.
Mihin käsittelymme perustuu?
Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua kos-kevan tehtävän suorittamiseksi.
Työ- ja elinkeinoministeriön tehtävistä säädetään mm.:
- Valtioneuvoston asetus työ- ja elinkeinoministeriöstä
- Työ- ja elinkeinoministeriön asetus työ- ja elinkeinoministeriön työjärjestyksestä
Henkilötietojen siirto ja luovutus
Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.
Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.