Socialt ansvarsfull offentlig upphandling

Med socialt ansvarsfull offentlig upphandling avses att offentliga samfund tar hänsyn till vilka konsekvenser deras upphandlingar har för samhället i stort. I praktiken kan detta innebära att t.ex. inkludera en kundgrupp i planeringen av upphandlingen eller att säkerställa att de grundläggande arbetslivsrättigheterna och de mänskliga rättigheterna tillgodoses i produktionen av den vara eller tjänst som ska levereras.

Man kan ta sociala hänsyn på många olika sätt och i flera faser av upphandlingsförfarandet. Det är dock bra att tänka på att i likhet med alla krav som gäller offentlig upphandling så ska även de sociala kraven överensstämma med Europeiska unionens rättsprinciper. Även ansvarsfulla upphandlingar ska alltså uppfylla kraven på likabehandling, icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

Arbets- och näringsministeriet har publicerat en guide (2013) där det med hjälp av exempel beskrivs hur sociala aspekter kan beaktas i offentliga upphandlingar. I guiden har upphandlingsprocessen delats upp i fem olika faser för att möjligheterna att beakta de sociala aspekterna i olika faser av upphandlingen framgår så tydligt som möjligt.

Arbets- och näringsministeriet hade tidigare en särskild webbplats med en s.k. CSR-kompass, där fokus låg på att beakta ansvarsaspekter i leverantörskedjorna vid offentlig upphandling. Nedan finns ett kort sammandrag av webbplatsens innehåll och färdiga mallar för planering och genomförande av verksamheten.

Att avtala om principerna för upphandlingen

Syftet med dokumenten nedan är att stödja den upphandlande enheten i att förbinda sig till socialt ansvarsfulla upphandlingar och organisera verksamheten. Dokumenten kan också utnyttjas i både den interna och externa kommunikationen.

Planering och riskvärdering

I planeringsfasen är det bra att göra en övergripande riskanalys över alla varor och tjänster som upphandlas för att få fram vilka man prioriterar att ställa krav på. Utifrån resursskäl, och för att lära, kan man börja med ett visst antal varugrupper (även om en riskanalys har identifierat flera varor som riskgrupper), gärna med en tidsplan över när de övriga riskvarugrupperna ska inkluderas.

Att ställa krav

De villkor och kriterier som används i den offentliga upphandlingen ska meddelas transparent på förhand. Nedan finns exempel på upphandlingskriteriemallar som beskriver vilka sociala krav som kan ställas på upphandlingarna och hur dessa krav kan formuleras i anbudsförfrågan.

Att göra upp kontrakt

I upphandlingskontraktet ska ingå administrativa bestämmelser, såsom villkor som gäller inspektionsrätt och rapporteringskrav i samband med uppföljningen.

Uppföljning av att upphandlingskriterierna följs

För att det sociala ansvarstagandet ska fullföljas är det bra att systematiskt följa upp huruvida de ställda kraven uppfylls. Man kan kräva att leverantören fyller i ett frågeformulär av vilket det framgår hur leverantören strävar efter att säkerställa att de ställda sociala kraven uppfylls. Leverantören ska lämna in svaren skriftligen utan anmodan till den upphandlande enheten inom en tidsfrist på t.ex. tre månader.

Förbättringsarbete

Det är viktigt att de avvikelser som eventuellt har uppdagats vid uppföljningen hanteras systematiskt och strukturerat. Det ska informeras om resultatet av uppföljningen till leverantörerna och även internt inom den upphandlande enheten. För att åtgärda eventuella avvikelser är det bra att tillsammans med leverantören göra upp en handlingsplan, vars verkställighet den upphandlande enheten följer upp. Redan vid planeringen av upphandlingen är det bra att fundera på åtgärder som uppmuntrar till att åtgärda avvikelser.

Kommunikation

Det finns många fördelar med öppen kommunikation om ansvarstagande. Särskilt invånarna i den enskilda kommunen eller regionen har nytta av att få information om den upphandlande enhetens praxis för ansvarstagande, men den kan också verka som inspiration och ett gott exempel för andra upphandlande myndigheter. Kommunikation främjar öppenhet och hjälper leverantörerna att förutse vilka sociala krav som ställs i upphandlingar. Dessutom motiveras företag att arbeta med socialt ansvarstagande i leverantörskedjan.

Filer

På andra webbplatser