Utredning: Det är möjligt att öka andelen regional närvaro och platsoberoende arbete i organisationer som näringsministern ansvarar för

Det är möjligt att öka andelen regional närvaro och platsoberoende arbete i organisationer som näringsministern ansvarar för konstateras det i en utredning som arbets- och näringsministeriet beställt. Införandet av multilokalitet och platsoberoende arbete i större utsträckning förutsätter beslut, gemensamma spelregler och stöd för ledarskapet.

Arbets- och näringsministeriet kallade den 30 augusti 2019 stadsdirektören i Kuhmo Tytti Määttä till utredare med uppgift att utreda möjligheterna att utnyttja potentialen för regional närvaro och multilokalitet hos de organisationer som näringsministern ansvarar för. Utredaren hade till uppgift att bedöma om de nuvarande förläggnings- och verksamhetsorterna för organisationerna är de bästa möjliga och om det är möjligt att öka distansarbetet och flexarbetet inom dem. I uppdraget ingick också att utreda vad denna multilokalitet kräver av ledningen.

Utredaren överlämnade rapporten till näringsminister Mika Lintilä den 25 mars 2020 via distanskontakt.

Möjligheterna för regional närvaro bör identifieras ännu bättre

– Multilokalitet och platsoberoende skapar möjligheter som vi ännu inte ens identifierar och än mindre erkänner tillräckligt. Att utnyttja dessa stärker regionernas livskraft och gör det möjligt att hitta expertis till organisationer inom området, anser näringsminister Mika Lintilä.

Målet för utredningen var organisationer och uppgifter som hör till näringsministerns område: Närings-, trafik- och miljöcentralerna, Energimyndigheten, Innovationsfinansieringsverket Business Finland och Business Finland Oy, Geologiska forskningscentralen, Finnvera Abp, Finlands Industriinvestering Ab och Teknologiska forskningscentralen VTT Ab. Till näringsministerns område hör även energiavdelningen, avdelningen för innovationer och företagsfinansiering och en del av avdelningen för regioner och tillväxttjänster.  

I utredningen konstateras att det är svårt att bedöma det bästa läget för organisationernas nuvarande verksamhetsorter, varför utredare Määttä inte föreslår flyttning av någon myndighet eller organisation.

Utredare Tytti Määttä lyfter dock fram stärkandet av den regionala närvaron som ett åtgärdsförslag.

 – Avtalsbaserat samarbete mellan staten och landskapen måste ökas för att kunna identifiera och ännu bättre utnyttja möjligheterna för den regionala närvaron, konstaterar utredare Määttä om utredningens observationer.

Utredaren förordar att när en ny enhet eller funktion ska inrättas eller en befintlig enhet eller funktion inom näringsministerns verksamhetsområde utvidgas väsentligt bör den i regel placeras utanför huvudstadsregionen. Vid beslut om placering eller nedläggning av funktioner inom näringsministerns område bör dessutom det övergripande läget beaktas i ett bredare perspektiv än nu, medräknat konsekvenserna för näringsstrukturer och utbudet av arbetsplatser.

Mer flexibilitet i distansarbetet och reformer av ledarskaps- och arbetskulturen

– Flexibelt arbetsliv och smidig multilokalitet är framtiden. Organisationerna inom näringsministerns ansvarsområde ska ligga i framkanten för att möjliggöra moderna arbetsmöjligheter och karriärvägar oberoende av plats. Detta kräver en ny arbetskultur och skapandet av en kreativ organisationsledning i alla organisationer, säger näringsminister Mika Lintilä.

Utredaren föreslår att i de organisationer som näringsministern ansvarar för bör flexibiliteten ökas och för att främja multilokalitet bör mål och indikatorer utarbetas. Framsteg kan man påskynda genom försök. Som mål kan man till exempel ställa upp att 20 % av alla arbetsuppgifter har ledigförklarats som platsoberoende fram till 2025.

För att det enligt utredningen ska vara möjligt att i högre grad införa multilokalitet och platsoberoende arbete måste arbetsorganisationen följa de gemensamma spelreglerna. Multilokalitet och platsoberoende arbete ställer också nya krav på ledningen.

Utredare Määttä rekommenderar att man inom näringsministerns ansvarsområde inleder ett ledarskapsprogram som stöder ledningen av distansarbete och multilokalitet och införandet av platsoberoende rekrytering. På samma sätt bör ett utvecklingsprogram som riktar sig till personalen startas. Enligt Määttä bör dessutom en försöksmässig platsoberoende rekrytering från utlandet göras möjlig.

– Just avtal om gemensamma spelregler upplevs som viktigt vid ledningen av platsoberoende arbete. Arbetsmetoderna, sättet att kommunicera, arbetstagarens tillgänglighet, möjligheterna att mäta kvalitet och resultat är i nyckelroll. Ledarskap bygger på förtroende och på att det finns tydliga uppgifter och förväntningar, påminner utredare Määttä.

– Personalförvaltningen har en betydande roll i hur denna omfattande modell för distansarbete utformar sig. Personalförvaltningen har tre viktiga uppgifter: ge stöd till cheferna i ledningen av distansarbete, ordna personalen nödvändig utbildning för att leda sig själv i distansarbetet samt mäta och aktivt följa upp konsekvenserna av platsoberoende arbete för välbefinnande i arbetet, förordar utredare Määttä.
Määttä anser att det även behövs försök och samarbete med kommunerna. Därför bör man snabbt börja söka efter gemensamma multifunktionella lokaler i kommuner av olika storlek. Det gäller att också utreda och lösa de krav som distansarbetet ställer på IKT-systemen.

– Det rådande läget har ytterligare betonat nödvändigheten av fungerande datakommunikationsförbindelser i hela landet. Undantagsförhållandena skapar ny praxis både när det gäller arbete och till exempel skolornas vardag. Detta visar att det är möjligt att skapa flexibilitet, men den behöver omges av en fungerande infrastruktur, säger näringsminister Lintilä.

Genomförande av utredningen

Utredningens mandatperiod var 1.9.2019–29.2.2020. En styrgrupp som tillsatts av arbets- och näringsministeriet har varit till stöd för utredarens arbete.

Utredarens material utgjordes av intervjuer med företrädare för målorganisationer och de mest centrala intressentgrupperna, en enkät om utredarens uppdrag och en enkät om ledarskap till målorganisationernas ledningsgrupper och företrädare för personalen. Diskussionsmötet ordnades i Uleåborg i januari. Avsikten var att gå igenom resultaten i utredningen vid ett slutseminarium som riktar sig till målorganisationer och intressentgrupper. I samband med det skulle även utredningen ha överlämnats till minister Lintilä, men seminariet ställdes in på grund av coronavirusläget.

Ytterligare upplysningar:

Tytti Määttä, utredare, [email protected]
Jenny Hasu, näringsministerns specialmedarbetare, arbets- och näringsministeriet, tfn 040 658 3510
Pirkko Jukka, specialsakkunnig, arbets- och näringsministeriet, tfn 0295 048 981  

Tytti Määttäs bild: Kerttu Komulainen